Réponse directe : Zapier et HubSpot ne se choisissent pas l’un contre l’autre, parce qu’ils ne font pas le même travail. Zapier est un connecteur qui fait dialoguer vos applications entre elles. HubSpot est un CRM qui automatise ce qui se passe dans votre relation client. Vous pouvez très bien utiliser les deux, et beaucoup de TPE le font.
La vraie question, c’est donc : automatiser quoi ? Si c’est faire circuler des données entre des outils variés, Zapier. Si c’est piloter le suivi de vos contacts et de vos ventes, HubSpot.
Le malentendu de départ
On range parfois Zapier et HubSpot dans la même case “automatisation”, d’où la confusion. Mais ce sont deux familles d’outils.
Zapier appartient aux outils d’automatisation inter-applications, comme Make ou n8n. Son métier : surveiller un événement dans une app et déclencher une action dans une autre. Il ne stocke pas votre relation client, il fait le facteur entre vos services.
HubSpot est un CRM. Il stocke vos contacts, vos affaires, votre pipeline, et propose des automatisations internes (les workflows HubSpot) pour, par exemple, envoyer un e-mail quand un lead atteint un certain score. Ces automatisations ne sortent pas de HubSpot, elles agissent sur les données HubSpot.
Ce que chacun fait le mieux
| Besoin | Le bon outil |
|---|---|
| Relier un formulaire externe à votre base de contacts | Zapier |
| Synchroniser deux apps sans intégration native | Zapier |
| Automatiser un e-mail de relance selon le statut d’une affaire | HubSpot (workflow interne) |
| Scorer et segmenter vos contacts | HubSpot |
| Envoyer un Slack quand un paiement Stripe arrive | Zapier |
| Suivre un pipeline commercial visuel | HubSpot |
La règle se lit en une ligne : tout ce qui traverse plusieurs outils passe par Zapier, tout ce qui vit à l’intérieur du CRM passe par HubSpot.
Quand HubSpot suffit seul
Si votre besoin est purement CRM, vous n’avez pas forcément besoin de Zapier. Les workflows internes de HubSpot couvrent l’essentiel : relances automatiques, attribution de leads, notifications à l’équipe, mise à jour de propriétés. Le CRM HubSpot étant gratuit jusqu’à 1 million de contacts, une TPE peut démarrer sans rien payer et automatiser déjà beaucoup. Notre guide d’automatisation du CRM détaille ce qu’on peut faire sans outil tiers.
Quand Zapier devient indispensable
Le moment où Zapier s’impose, c’est quand HubSpot doit parler à un outil que ses intégrations natives ne gèrent pas, ou pas comme vous voulez. Exemple courant : un logiciel métier maison, une app de niche, un tableur partagé. HubSpot ne sait pas s’y connecter seul ; Zapier sert de pont.
Limite honnête côté Zapier : le coût grimpe avec l’usage. Le plan gratuit plafonne à 100 tâches par mois et n’autorise que des Zaps de deux étapes. Une synchronisation active vide ce quota en quelques jours. Le plan Professional démarre à 19,99 dollars par mois. Sur de gros volumes, regardez aussi Make, souvent moins cher à l’opération.
Le scénario gagnant : les deux ensemble
Notre recommandation pour une TPE qui veut bien faire : HubSpot comme socle CRM gratuit, ses workflows internes pour tout ce qui est relation client, et Zapier en complément pour les ponts que HubSpot ne couvre pas nativement. Vous évitez de payer Zapier pour des choses que HubSpot fait déjà, et vous ne tordez pas HubSpot pour des connexions qui ne sont pas son métier.
Prochaine action : listez vos automatisations rêvées sur une feuille, et taguez chacune “interne CRM” ou “entre apps”. La colonne interne va dans HubSpot, la colonne entre apps dans Zapier. Si vous n’avez pas encore de CRM, commencez par notre comparatif des meilleurs CRM gratuits avant même de penser connecteur.